道具を増やす前に。今の契約を、一枚に。

「メールも使えると思ってOfficeを契約した」「会社サイトの契約に、メールが付いていた気がする」。そんな曖昧さがあると、新しいサービスが必要かを決めにくくなります。まずは、使っている道具を一枚に並べます。

この作業で決めたいのは、削る金額だけではありません。何を残し、何が足りず、次に誰が確認するか。 そこまで書ければ、新しいサービスを比べる理由がはっきりします。

以下の整理方法は編集部の提案です。特定の会社の契約を調査した体験談ではありません。サービスの画面操作や契約変更は実測していません。掲載リンクは公式資料への通常リンクで、アフィリエイト広告ではありません。

まず、仕事と道具を並べる

メール、文書作成、ファイル共有、会議、経理、会社サイト。会社で行っている仕事を書き、その横に使っているサービス名を置きます。一つのサービスで複数の仕事をしているなら、同じ契約として分かるようにまとめてください。

「Word」「Gmail」のようなアプリ名と、契約書や請求明細に出てくるプラン名は別々に記録します。アプリが起動することだけでは、会社の契約内容や、二人目が使う権利までは確認できません。

この表の困りごとは例です。今の仕事で起きていない問題を、買い替えの理由に加える必要はありません。

契約名は、明細と管理画面で確かめる

契約確認メール、直近の請求明細、管理画面を開きます。サービス名だけでなく、正式なプラン名、契約人数、支払い周期を転記します。分からない欄には「未確認」と書き、確認する担当者を添えておきます。

法人向けMicrosoft 365では、権限を持つ管理者が管理センターで契約を確認できます。簡易ビューは「サブスクリプション」、ダッシュボードビューは「請求」から「製品」へ進む案内です。製品名、契約状態、ライセンスの総数と割り当て数を見られます。Microsoftの契約確認ガイド

Google Workspaceの請求書は、メールのほか管理コンソールでも確認できます。管理者権限が必要で、販売パートナー経由の契約は販売パートナーへ確認する案内です。Googleの請求書確認ガイド

画面に契約が見当たらないときは、無料だったと決めつけず、別の管理アカウントや契約先がないかを確認します。パスワードやカード番号を、この整理表に書く必要はありません。

月額と、実際の支払いを分ける

月払い、年払い、買い切りが混ざっているときは、実際の支払額と請求周期をそのまま残します。月額に換算するのは、その後です。

たとえば税込12,000円を年に一度払う架空の契約なら、比較用の月額相当は1,000円です。ただし、毎月1,000円が引き落とされる契約という意味にはなりません。契約期間、次の更新日、途中で変更できる条件も別に確認します。

ドメインとメールがセットになっている場合も、同じ請求を二回足さないようにします。「文書」「メール」「共有」の三つに同じ契約名を書いても、支払いを数えるのは一度です。

記入用シートで、残すものを決める

次の項目を、一つの契約につき一行で記録します。記入用シートをダウンロードする（テキスト）こともできます。ダウンロードしたシートに記入した内容を、このサイトへ送る機能はありません。

使っていないように見えるサービスでも、過去のメールや会社資料が残っている場合があります。整理表で「変更を検討する」とした段階では、まだ解約せず、保管場所と引き継ぎ方法を確認してください。

新しく比べるのは、足りない仕事だけ

今の道具で仕事が進んでいるなら、整理表に「残す」と書いて終えて構いません。新しいものを選ぶ必要があるときは、「AIが付いているから」ではなく、今の仕事のどこを変えたいかを一つ決めます。

議事録なら、文字起こしが遅いのか、要点の整理が難しいのか、確認と共有に手間がかかるのか。困っている工程によって、試す機能も変わります。現在の資料を使う前に、共有してよい範囲を確認し、まずは機密情報を含まないサンプルで試す方法を考えます。

メールを新しく整えるなら、契約済みのOfficeに必要な機能があるかを確認し、足りない分の費用を比べます。契約を増やす判断は、現在の支払いと、新しい道具に期待する仕事を並べてからで十分です。